Desde 2014 todas entidades que quieran participar en proyectos europeos de los programas Europa Creativa, Erasmus+, Europa con los Ciudadanos y EuropeAid deben registrarse en un portal europeo para obtener un código PIC y desde 2020 también obtener un Organization ID, que es un código diferente al PIC y suele empezar por una letra.
Antes de acceder a cualquier formulario electrónico (eForm) para presentar un proyecto, es necesario pues que todos los solicitantes (coordinadores y socios) se registren en el Portal de Participantes de la Comisión Europea del área de Educación, Audiovisual, Cultura, Ciudadanía y Voluntariado, correspondiente con los siguientes programas:
El Portal de Participantes es una herramienta para la administración electrónica de toda la documentación legal y financiera de las organizaciones solicitantes y de las organizaciones beneficiarias de estos programas.
- Europa Creativa
- Erasmus+
- Europa con los Ciudadanos
- Voluntariado Humanitario de la UE (EuropeAid)
El Portal de Participantes es una herramienta para la administración electrónica de toda la documentación legal y financiera de las organizaciones solicitantes y de las organizaciones beneficiarias de estos programas.
Los pasos a seguir para el envío de las solicitudes son los siguientes:
- Crear una cuenta ECAS (European Commission Authentication Service), para obtener un nombre de usuario y una contraseña. Puedes acceder desde la web del Portal de Participantes, haciendo clic en la sección “Register”.
- Una vez registrada la cuenta, se accede al Portal de Participantes para obtener un código OID que identifique a la organización. Tenga en cuenta que cada entidad participante en el proyecto (la coordinadora y socias, todas con entidad legal) necesita obtener su propio número OID. Quien ya tenga PIC, ya tiene asignado un código OID, puedes buscar tu código OID aquí
- Para ello, acceda a la página de inicio (http://ec.europa.eu/education/participants/portal), entre en la sección “Log in” para introducir su nombre de usuario y contraseña ECAS y después en la sección “Organisations” para registrar los datos legales de su organización, de acuerdo con la documentación solicitada en la convocatoria de interés. En este enlace: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_e n.cfm encontrará la información sobre los documentos que se deberá adjuntar en esta fase: el formulario de entidad legal, la copia del NIF y el nº de IVA (si procede) y la copia del documento del registro oficial de la entidad (que permita identificar el nombre de la entidad legal, el domicilio social y su nº de registro).
El número PIC de la organización deberá ser empleado también en futuras convocatorias. Si tiene dudas sobre el procedimiento, puede consultar la relación de preguntas frecuentes en el siguiente enlace: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/support/faq.html - Cuando todas las entidades participantes en el proyecto se han registrado en el Portal de Participantes y han obtenido un código PIC, se procede a crear y cumplimentar el eForm segun el Programa al que pertenece el proyecto . En el envío electrónico, el eForm debe ir acompañado de otros documentos, según se indique en los requisitos de cada convocatoria.
- Los solicitantes recibirán una notificación con el número de solicitud para confirmarles la correcta recepción del envío de la solicitud electrónica. Inmediatamente después se enviará por correo postal –indicando el número de solicitud- una serie de documentos complementarios a la solicitud electrónica, según la convocatoria de interés, y teniendo en cuenta la fecha y hora límite indicada en cada caso.