1. Introducción

A partir del 22 de octubre de 2019, las organizaciones que participan o desean participar en las acciones Erasmus + o Cuerpo Europeo de Solidaridad gestionadas por una Agencia Nacional (Acciones clave descentralizadas) deben gestionar la información de su organización a través de un nuevo sistema de registro de la organización.
Este nuevo sistema, accesible a través de las plataformas Erasmus + y European Solidarity Corps, facilita que la mayoría de las organizaciones se registren y participen con menos información solicitada como parte del proceso.
Si su organización ya ha participado en alguna acción de Erasmus + o del Cuerpo Europeo de Solidaridad gestionada por una Agencia Nacional, y ya tiene un PIC (Código de Identificación de Participante), entonces no tiene que registrarse nuevamente.
Si desea participar por primera vez en una acción Erasmus + o European Solidarity Corps gestionada por una Agencia Nacional, puede registrar su organización directamente en la plataforma Erasmus + y European Solidarity Corps.

SI YA TENGO UN PIC DEBO CREAR UN OID?

La respuesta es NO y puedes buscar tu OID o el de otra organización en este enlace

2. Diferencia entre un PIC y un OID

Cada sistema de registro tiene su propio identificador distinto y único:

PIC (Código de identificación del participante)
El PIC de 9 dígitos (ejemplo de código PIC: 987654321) se obtiene y gestiona a través del Portal de Participantes, ahora Portal de Financiación y Licitaciones SEDIA, e identifica organizaciones en proyectos gestionados por la Agencia Ejecutiva de Educación, Audiovisual y Cultura (EACEA), es decir, sirve para proyectos centralizados (que se presentan en Bruselas).
Si su organización continuará participando en acciones gestionadas por la EACEA (es decir, acciones centralizadas gestionadas por la Agencia Ejecutiva, no por una Agencia Nacional) o si es una organización nueva que desea participar en tales acciones, necesitará un PIC y tendrá que administrar su información en el Portal de Funding & Tenders opportunities.

OID (ID de la organización)
El OID de 8 dígitos, que tiene el prefijo E (muestra OID: E12345678), se obtiene y gestiona a través de la plataforma Erasmus + y European Solidarity Corps, e identifica organizaciones en proyectos gestionados por una Agencia Nacional, es decir, proyectos descentralizados.
A las organizaciones que ya han participado en acciones de Erasmus + y del Cuerpo Europeo de Solidaridad gestionadas por una Agencia Nacional, es decir, que tienen un número PIC, se les ha asignado un OID automáticamente y no tienen que registrarse nuevamente.
Si está solicitando una acreditación y / o una subvención administrada por su Agencia Nacional, solo tendrá que mantener actualizada la información de su organización en un solo lugar: el Organisation Registration System.
 

Usar ambos sistemas de registro

Es posible que deba mantener actualizada la información de su organización en ambos sistemas de registro, por ejemplo:
• si tiene un PIC y un ID de organización, se recomienda que actualice la información de su organización en ambos sistemas.
• Si actualiza la información de la organización en el portal SEDIA Funding and Tenders el 22 de octubre 2019 o después. Estas actualizaciones no se transfieren automáticamente al sistema de registro de la organización.
• Si solicitó una Carta Erasmus para la Educación Superior (ECHE) y no solicitó una subvención administrada por su Agencia Nacional el 22 de octubre 2019 o antes.
• Si además de solicitar la acreditación y/o una subvención gestionada por las Agencias Nacionales, también solicita una subvención gestionada por la Agencia Ejecutiva de Educación, Audiovisual y Cultura (EACEA).
• Si ha estado participando solo en acciones que son administradas exclusivamente por la Agencia Ejecutiva de Educación, Audiovisual y Cultura (EACEA), y ahora desea participar también en actividades administradas directamente por las Agencias Nacionales.
Como se mencionó anteriormente, los cambios realizados en el portal SEDIA Funding and Tenders a la información de la organización a partir del 22 de octubre 2019 no se transfieren al Sistema de registro de la organización.
Asimismo, los cambios en el Sistema de Registro de la Organización no se transferirán al portal de Financiación y Licitaciones de SEDIA en ningún momento.
Tenga en cuenta que existe una diferencia en los nombres y roles de los contactos / usuarios de la organización entre ambos sistemas, y en ciertos casos los usuarios que tienen acceso al portal de Financiación y Licitaciones de SEDIA no necesariamente obtendrán acceso al sistema de Registro de la Organización. Para obtener más información, consulta el artículo 5 de este articulo.

3. Cómo acceder a la información de su organización en el nuevo sistema

Puede utilizar la plataforma Erasmus + y European Solidarity Corps para buscar organizaciones y gestionar la información de su propia organización.
Esta plataforma reemplaza el anterior «Portal de participantes en educación, audiovisuales, cultura, ciudadanía y voluntariado» para acciones gestionadas por agencias nacionales.
Recomendamos buscar un PIC existente en la Búsqueda avanzada.

 

4. Cómo registrar una nueva organización en el Sistema de registro de la organización

Antes de registrar su organización, asegúrese de que aún no esté registrada buscando su organización como se describe en el artículo 3 de este artículo. Si su organización no se ha registrado, visite la plataforma Erasmus + y Cuerpo Europeo de Solidaridad y haga clic en «Register my organisation».

En la pantalla Bienvenido al sistema de registro de la organización, haga clic en el botón Editar para iniciar el proceso. Use el menú lateral para navegar a las diferentes secciones en el formulario de registro.

Las sugerencias de herramientas disponibles, indicadas con un pequeño icono (!), proporcionan instrucciones y asistencia adicionales para completar cada campo. Una vez que se ingresa toda la información en el formulario de registro, se habilita el botón «Register my organisation». Haga clic en el botón para enviar sus datos y finalizar el registro. Se mostrará un mensaje de confirmación, así como su OID recién creado.

5. Gestión de contactos y usuarios autorizados en el Sistema de registro de la organización (quién puede acceder a información sobre su organización)

Tras el registro de la organización en el sistema de registro de la organización, la persona de contacto de la organización y el primer usuario autorizado deben registrarse. Se pueden agregar usuarios autorizados adicionales inmediatamente después de que la organización esté registrada.
La persona de contacto de la organización está destinada a ser la persona en la organización a quien contactará alguien interesado en la organización. Sin embargo, los detalles de la persona de contacto actualmente no son visibles para usuarios no autorizados en el sistema de registro de la organización o en la plataforma Erasmus + y European Solidarity Corps. Si la persona de contacto de la organización no está configurada como un usuario autorizado en el sistema, la persona de contacto de la organización no tiene derechos de edición para actualizar la información de la organización.
El rol de usuario autorizado se aplica a los usuarios agregados por la persona que registra y/o actualiza la información de la organización en el sistema de registro de la organización. Un usuario autorizado no es necesariamente la persona de contacto de la organización. La persona que registra la organización se considera automáticamente un usuario autorizado. Están marcados en el sistema de registro de organización con y su cuenta no puede ser revocada.
Los usuarios autorizados pueden editar la información de la organización en el sistema y asignar o revocar el rol de usuario autorizado/a de otros usuarios, así como actualizar la información de la persona de contacto de la organización.

Los usuarios autorizados deben tener una cuenta de inicio de sesión UE Login antes de que puedan agregarse a los detalles de la organización al registrarse en la organización.

 

Si la información de su organización se transfirió automáticamente al sistema de Registro de la organización, y se le indicó como persona de contacto, Representante de entidad legal (LEAR) o auto registrado en el Portal del participante o en el portal Funding & Tenders de SEDIA para su organización, ya tendrá derecho a ver y editar la información de su organización en el nuevo sistema de registro de la organización.

 

Los roles de usuario tras la transferencia de los detalles de la organización desde el Portal del participante se aplican de la siguiente manera:
• Para organizaciones en las que la persona de contacto y el autorregistro son diferentes: el primer autorregistro se copia como la persona de contacto de la organización y un usuario autorizado.
• Para organizaciones donde no se asignó LEAR: el autorregistro se copia como Persona de contacto de la organización y como Usuario autorizado.
• Para organizaciones con un LEAR: el LEAR se copia como la Persona de contacto de la organización y como un Usuario autorizado.
 

Si fue agregado como auto registro, Representante designado por la entidad legal (LEAR) o como Administrador de cuenta en el Portal del participante o en el portal de fondos y licitaciones de SEDIA después de la fecha de transferencia de la organización, la información actualizada no se transferirá y, por lo tanto, no vea la organización listada en Mis organizaciones.
Si fue agregado como Representante designado por la entidad legal de un PIC validado centralmente antes del 22 de octubre de 2019 y los detalles recientemente actualizados aún no se han vuelto a validar, sus datos no se habrán transferido al sistema de Registro de la organización.
Los detalles del Representante designado por la entidad jurídica (LEAR) se pueden actualizar en ambos casos.
Para ser agregado como usuario autorizado, solicite que uno de los otros usuarios autorizados lo agregue a los detalles de la organización en el sistema de registro de la organización.
 

6. OID en Mobility Tool +

OID ahora se muestra en todas las pantallas y listas de Mobility Tool + que mostraban previamente el PIC. Por ejemplo: pantalla de detalles del proyecto, pantallas de organizaciones y pantalla de contactos.

Importación-Exportación de una Movilidad

El PIC todavía se puede usar al importar movilidades. El archivo de movilidad exportado solo mostrará el OID en lugar del PIC. Los encabezados de columna del archivo de movilidad exportado aún se referirán al PIC, por ejemplo: «PIC de la organización de envío» o «PIC de la organización de recepción». Tanto el PIC como el OID se pueden ingresar debajo de estas columnas y el sistema detectará automáticamente cuál se proporciona.

Tenga en cuenta que el OID debe usarse para organizaciones que tienen un PIC pero que no han participado en ningún proceso de solicitud de acreditación o subvención anterior, o han participado en un proyecto descentralizado administrado por una Agencia Nacional.
Esto también se aplica a los PIC creados en el Portal del participante o SEDIA después del 22 de octubre de 2019.
El PIC no se reconocerá en el archivo de importación, ni se puede usar para agregar una organización. Estas organizaciones tienen que registrarse en el sistema de registro de la organización para recuperar un OID.

Las columnas ID de organización de envío e ID de organización de acogida en el archivo de importación/exportación se refieren a Mobility Tool + identificador único de organización.

 

Diferencia entre ‘OID’ e ‘ID de organización’ en Mobility Tool +

No confunda el identificador único de la organización Mobility Tool + con el OID (ID del sistema de registro de la organización). La ID única de Mobility Tool + está etiquetada como ID de organización, y aunque la referencia alfanumérica inicial generada en Mobility Tool + puede mantenerse o cambiarse a cualquier otro número de referencia, debe ser única para el proyecto.
Este campo permite la coincidencia única entre Mobility Tool + y sistemas de terceros. Tenga en cuenta las siguientes restricciones al importar:
• si la organización debe crearse para importar movilidad, se debe usar una nueva herramienta de movilidad + ID de organización única;
• si la organización ya está creada en el proyecto, la ID de organización única de Mobility Tool + en el archivo de importación debe coincidir con la asignada en el proyecto;
• si la organización ya está creada en el proyecto y la ID de organización única de Mobility Tool + es diferente de la del archivo de importación, el archivo devolverá un error;
• si Mobility Tool + ID de organización única y el OID / PIC se reemplazan por cualquier organización en una movilidad existente, entonces la movilidad se actualiza.
Tenga en cuenta que Mobility Tool + ID de organización única seguirá siendo la misma después de la introducción del nuevo OID. La coincidencia con los sistemas de terceros, la introducción de datos en Mobility Tool, no se verá afectada.

Agregar organizaciones al proyecto

El PIC también se puede usar al agregar organizaciones a un proyecto en Mobility Tool +. El campo ahora está etiquetado como OID en lugar de PIC. Si se utiliza un PIC, se reemplaza con el OID. Después de hacer clic en el botón Verificar OID, se muestra el OID asociado al PIC.

Como se mencionó anteriormente, el OID debe usarse para organizaciones que tienen un PIC pero que no han participado en ningún proceso de solicitud de acreditación o subvención anterior, o que han participado en un proyecto descentralizado administrado por una Agencia Nacional.
Esto también se aplica a los PIC creados en el Portal del participante o SEDIA después del 22 de octubre de 2019.
El PIC no se reconocerá en el archivo de importación, ni se puede usar para agregar una organización. Estas organizaciones tienen que registrarse en el sistema de registro de la organización para recuperar un OID.
Para actualizar los detalles de su organización, visite la Erasmus + & European Solidarity Corps Platform. Si tiene acceso para editar los detalles de su organización, la organización debe mostrarse en la lista My organisation.