En ingalicia contamos con un grupo de técnicos de proyectos europeos con mas de 10 años de experiencia y mas de 150 proyectos europeos diseñados y gestionados por nuestro grupo, con ingalicia como líder o por cuenta de otras organizaciones públicas.
Nuestra asociación trabaja con éxito en el desarrollo de proyectos de los programas Erasmus+, Europa con los Ciudadanos, EuropeAid, Horizon2020, Life+, Europa Creativa y otros programas internacionales.
ELABORAR Y GESTIONAR UN PROYECTO EUROPEO
Pequeña guía sobre como comenzar en este mundo. Si necesitas asesoramiento contacta con nosotros.
La actividad de redacción de un proyecto supone una lectura muy atenta de la convocatoria para poder encontrar elementos que siguen la estructura general de la organización que presenta el proyecto.
Secciones principales y contenidos de una propuesta
Solicitud: Es el documento a través del cual una entidad presenta sus candidatura formal para obtener una financiación.
Documentación administrativa: relacionada a la presentación de declaraciones y otros documentos como el balance, P/G (Perdidas/Ganancias), documentos que acrediten la capacidad técnica y económica.
Documentación técnica: Presentación del proyecto respetando lo especificado en el apartado técnico de la convocatoria, incluyendo los anexos (como por ejemplo los CV del grupo de trabajo).
Documentación económica: Oferta económica que indica el monto total pedido para la realización de todas las actividades del proyecto, teniendo en cuenta todos los elementos descritos en la oferta técnica, los detalles indicados y las cantidades máximas aceptadas según la convocatoria.
IndicaCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE UN PROYECTO
La fase de redacción debe comenzar solo después de que se haya verificado que existan las condiciones necesarias para participar en la convocatoria:
- existe una idea de proyecto ideal para la convocatoria seleccionada
- se trata de una convocatoria que se adapta a la capacidad organizativa del solicitante (también relacionada con la fecha límite)
- capacidad para tener un partenariado de calidad y que se adapta a los criterios administrativos, con recursos técnicos y económicos sólidos y complementarios.
ELEMENTOS CLAVE PARA LA PREPARACIÓN DE UN PROYECTO
- Leer atentamente los detalles de la convocatoria, sobre todo los documentos de ayuda
- Analizar el contexto actual para verificar si se puede adaptar a los objetivos de la convocatoria
- Definir claramente los objetivos, organizandolos
- Tener respuestas para todas las peticiones puntuales de la convocatoria
- Crear un partenariado con la suficiente capacidad operativa ya que se prioriza la repartición de las tareas
- Descripción cuidada en los detalles de todas las actividades (no sirve de nada mucha narrativa sin dar a entender que queremos hacer)
- Redactar un crono programa (diagrama de Gantt) realista
- Redactar un plan financiero que puedas justificar (en cuanto a recursos ofrecidos por los socios y de financiación solicitada)
- Descripción detallada de una estrategia para la comunicación entre socios y la evaluación de las actividades
- Descripción detallada de una estrategia de difusión de los resultados
La Comisión Europea suele ofrecer modelos de solicitud como parte de los documentos anexos a la convocatoria. Estos modelos ya incluyen las indicaciones arriba descritas así como una tabla estructurada para la descripción de las actividades según la fase del proyecto (preparación, implementación, evaluación, difusión, etc.)
La redacción de la propuesta debe tener en cuenta, pues de los criterios indicados y que resumimos en:
- Relevancia
- Eficiencia
- Calidad
- Impacto
- Sostenibilidad
Los elementos específicos que suelen pesar mas para la puntuación final suelen ser los siguientes:
- La propuesta es original e innovadora (en los elementos utilizados, en las actividades, herramientas y metodologías, etc.). En las convocatoria de proyectos del programa Horizon2020 se premia, por ejemplo, la excelencia, o sea la aplicación de competencias técnicas y herramientas de absoluto valor;
- La dimensión europea del proyecto (definida también como valor añadido europeo) pues la capacidad de implicar y ofrecer soluciones que puedan ser utilizadas en diferentes contextos, abrir hacia nuevas oportunidades, beneficiar de forma directa e indirecta, a través de su aplicación, el territorio europeo (¿por que merece la pena realizar tu proyecto a nivel internacional y no a nivel local o nacional?)
- El «best value for money» , o sea la garantía de que el proyecto ofrece el mejor resultado y la calidad máxima utilizando recursos económicos reducidos.
La claridad en el uso del idioma y en la exposición del proyecto (sobre todo si se escribe en inglés) así como la utilización de un cuadro lógico representan elementos de absoluto valor para que el proyecto pueda tener a la hora de ser evaluado.
Ya que la presentación de las solicitudes en muchos casos suele ser a través de una plataforma web, es necesario dedicar un tiempo al análisis de las instrucciones para su uso, que normalmente vienen incluidas en la documentación anexa a la convocatoria. No sería la primera vez que no podemos presentar un proyecto ya redactado porque al final tardamos mucho en subirlo y se nos pasa la fecha limite. Por ello desaconsejamos presentar el proyecto justo antes de la fecha limite porque suele haber problemas técnicos (muchos solicitantes se «avalanchan» en el portal al mismo tiempo y se cae la web).
EL COMIENZO DEL PROYECTO (PREPARACIÓN)
Si ya de por si la redacción del proyecto y su presentación presentan un esfuerzo de valor, ahora que nos lo aprobaron toca realizar las actividades previstas. La fase de preparación, la implementación y la gestión son los momentos que requieren mayor dedicación en términos de recursos humanos y económicos.
Una vez aprobado, la entidad que financia envía un contrato para formalizar la colaboración con el socio solicitante (Lead partner). La fecha de la firma del contrato por ambas parta decreta el comienzo oficial del proyecto. Antes de su firma, la entidad que financia puede pedir integraciones o mas documentos (incluso garantías económicas si se trata de proyectos cuyo presupuesto total supera los 60.000€ y el solicitante no es una entidad pública)
Todo proyecto que incluya varios socios internacionales debería comenzar con un evento de lanzamiento (kick off meeting) donde todos se encuentran, ya sea físicamente o por vídeo conferencia.
El socio lider del proyecto asume la responsabilidad en cuanto a comunicaciones con el socio que financia y los socios del proyecto, gestión económica (repartición ecua de la subvención y vela para su buen uso) y realización de las actividades según las modalidades y los tiempos previstos. Un valor añadido europeo viene representado por una colaboración continua entre todos los socios, que no son actores pasivos si no que asumen responsabilidades concretas y en algunos casos coordinan determinadas actividades en lugar del socio líder.
Una buena comunicación entre los socios así como el respeto de los tiempos previstos para cada actividad serán fundamentales para garantizar la calidad de los resultados previstos.
Es fundamental tener en cuenta factores de riesgos que puedan minar la calidad del proyecto: socios que abandonan el proyecto, falta de compromiso por parte de un socio, retrasos en los pagos de la subvención, problemas técnicos o logísticos realizando una actividad, accidentes, et. Plantear una solución eficaz a todos estos elementos antes de que se puedan verificar ayudarán a limitar daños y conseguir los objetivos respetando los tiempos previstos (soluciones posibles: tener una red de socios amplia y no el número mínimo pedido para participar, pagar los socios solo después de entregar los informes de cada actividad, contratar seguros, dejar la coordinación de determinadas actividades al socio que tenga mas experiencia, etc.)
FASE DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Hay cierta confusión sobre estas fases en cuanto a los tiempos en los que realizarlas. Por regla general, la evaluación y el seguimiento de las actividades debe ser continuo desde el comienzo hasta el final del proyecto, incluso después de su finalización, a corto y medio plazo.
Objetivos de las fases de evaluación y seguimiento:
- Verificar el estado de desarrollo de las actividades y el conseguimiento de los resultados previstos;
- Actuar según necesidad en aquellos casos en los que se haya verificado alguna dificultad
- Modificar determinadas metodologías de trabajo si los resultados no son conformes a los objetivos
Organizar varias videoconferencias (y cuando posible, transnational meetings cada 6 meses) facilita mucho la labor de evaluación y seguimiento, que en todo caso debe ir acompañada siempre de informes escritos con la posibilidad de realizar evaluaciones cualitativas y cuantitativas. Además, puede que la entidad que financia os pida esta documentación como parte de la justificación final (final report).
Si por un lado el seguimiento se centra en la gestión operativa del proyecto, con el objetivo de avanzar en el desarrollo de las actividades para identificar y modificar eventuales problemas de actuación, la fase de evaluación es un proceso que tiene un valor mas estratégico y se propone evaluar, paso a paso, los objetivos, el impacto y el valor añadido conseguidos por el proyecto.
Por esto la fase de evaluación:
- implica no solo quien gestiona el proyecto sino que todos los socios, evaluadores externos y la entidad que financia;
- adquiere importancia a mano que el proyecto se acerca y supera su fase final;
- ofrece una base preciosa para los socios y la entidad que financia para promover los resultados conseguidos
CIERRE DEL PROYECTO: DIFUSIÓN
Las subvenciones europeas proceden de fondos públicos: cada proyecto que recibe una contribución comunitaria debe generar un impacto positivo en la sociedad. Para hacer una buena difusión de los resultados y alcanzar, así, un mayor numero de posibles beneficiarios, la fase de difusión es fundamental. Así pues, las actividades que hay que planificar deben consistir en promover los resultados alcanzados y generar un efecto multiplicador positivo, para que todo lo que se haya realizado sirva de inspiración para otros proyectos y pueda ser utilizado por los beneficiarios.
La difusión de los resultados no debe limitarse a una simple publicación en la página web de los socios o del proyecto. Tampoco a las redes sociales. En todo caso, cuando se pone esto, hay que especificar como vais a cuantificar el impacto a través de estos canales (puedes tener 10.000 usuarios en facebook pero realmente solo tuviste 2 likes en el post?). Es muy importante que todos los socios colaboren en esta fase, también participando en eventos de otros proyectos donde tendrían la posibilidad de hablar del proyecto.
Una vez terminadas las actividades llega la temida fase de recogida y redacción del informe final, que suele incluir una parte técnica y una económica. Para evitar llegar justos con las fechas y tener miedo a no recuperar documentos de actividades realizadas hace tiempo, resulta fundamental encargar una sola persona a la gestión de la documentación (económica y técnica) que deberá ocuparse de recoger estos datos durante todo el desarrollo del proyecto y custodiarlo como si fuera la herencia de un jeque árabe.
El informe final suele seguir un formulario para facilitar su redacción, además de anexos para justificar los gastos y los logros.
El equipo de ingalicia te invita a participar a los cursos sobre diseño y elaboración de proyectos europeos que organizamos de forma periódica a través de plataformas online. Para saber cuando tendremos el próximo curso, contacta con nosotros:
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