El Fondo Alemán Marshall de Estados Unidos (GMF) es una institución pública no partidista estadounidense que se dedica a la concesión de subvenciones dedicada a promover un mejor entendimiento y cooperación entre América del Norte y Europa.
La oficina de Berlín del Fondo Marshall está buscando un Gerente de la Oficina para la gestión de la oficina en Berlín, Alemania. El Gerente de la Oficina informará al Director Principal y prestará apoyo en una variedad de funciones de administración de oficinas para incluir la gestión de instalaciones, finanzas, recursos humanos y en estrecha coordinación con los respectivos departamentos de la sede, con sede en Washington, DC.
PRINCIPALE TAREAS
I. Operaciones de oficina
- Gestionar las operaciones generales de la oficina de Berlín;
- Gestión de las relaciones con los proveedores de equipos de la oficina para garantizar un servicio rápido y eficiente;
- Gestionar proyectos de mejora de oficinas;
- Coordinar con la sede central en varios asuntos operacionales, según sea necesario;
- Administrar distribución de acceso de oficina y el mantenimiento del sistema como un todo.
- Mantener una lista de proveedores actualizada en todo momento;
- Mantener suficientes suministros y el inventario de la oficina a través de sistema de inventario mejorado
II. Tareas Financieras
- Revisar el proceso de emisión/recepción de facturas de los proveedores de oficinas y de los pagos;
- Preparar y supervisar el presupuesto anual de la oficina;
- Preparar informes financieros mensuales para las cuentas de la oficina de Berlín;
- Preparar actualizaciones de previsiones presupuestarias y análisis de apoyo, y
- Realizar conciliaciones de cuentas y la asignación de costos.
III. Recursos Humanos y Nóminas
- Ayudar a los empleados con la obtención de visas de viaje, en coordinación con el equipo de recursos humanos en la sede;
- Realizar las actividades relacionadas con los recursos humanos para incluir el apoyo a la contratación, la incorporación y los esfuerzos offboarding;
- Proporcionar orientaciones de oficina para todos los nuevos empleados, pasantes e invitados, según sea necesario;
- Coordinar la nómina local y transmisión, y la reconciliación, y las transacciones bancarias.
Calificaciones y requisitos:
- De tres a cinco años de experiencia en oficina de administración trabajando con contabilidad, nóminas, recursos humanos y gestión de instalaciones;
- Orientado a los detalles, con capacidad demostrada para realizar múltiples tareas con un alto nivel de iniciativa y motivación;
- Excelente dominio de Microsoft Office, especialmente en Word, Excel y Outlook;
- Alto nivel de iniciativa y motivación, además de la capacidad para hacer frente a la información confidencial;
- Demostradas habilidades de servicio/atención al cliente;
- La fluidez en el hablado y escrito Alemán e Inglés es necesaria.
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Para ser considerado para esta posición, por favor, envía tu carta de presentación y curriculum vitae (en un solo documento) mediante esta aplicación
Debido a la gran cantidad de respuestas, sólo se comunicarán con los candidatos de su interés.
GMF respeta el principio de Igualdad de Oportunidades.